Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực logistics trong bối cảnh chuyển đổi số

Logistics 4.0

Trong quá trình phát triển, hoạt động logistics đã trải qua 4 giai đoạn phát triển bao gồm Logistics 1.0 trong giai đoạn từ thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20. Đây là giai đoạn mà các phương tiện vận tải được đưa vào sử dụng bao gồm tàu biển, động cơ hơi nước.

Giai đoạn logistics 2.0 là giai đoạn các hoạt động giao nhận, xuất nhập kho, phân loại được tự động hóa. Sang giai đoạn từ năm 1960 đến 2000, là giai đoạn 3.0, hệ thống quản trị logistics được hệ thống hóa, nền tảng là việc sử dụng máy tính và áp dụng công nghệ thông tin (CNTT). Tại giao đoạn 3.0 này hệ thống quản lý kho (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS) được phát triển nhanh.

Đặc biệt giai đoạn hiện nay, từ sau năm 2000, là giai đoạn “kết nối Internet” tạo thành một lượng dữ liệu lớn (Big Data) và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Trong đó sức lao động của con người trong nhiều khâu trong hoạt động logistics được thay thế bằng robot hoặc phần mềm.

Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp logistics phải định hướng lại chiến lược phát triển của mình, cụ thể theo các phương hướng như như: Rút ngắn khoảng cách giữa nơi sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng, giảm chi phí vận tải; Kinh doanh dựa trên nền tảng kỹ thuật số như các thiết bị theo dõi, dẫn đường, định vị…tối ưu hóa hàng tồn kho; Tự động hóa phương tiện vận tải và số hóa chứng từ.

Tác động của logistcs 4.0 

Theo khuyến khích của Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ CNTT (VINASA) thì Việt Nam nên tập trung vào một số lĩnh vực để tạo ra lợi thế như: Công nghệ thông tin (89,9%), Du lịch (45,7%), trong đó đặc biệt là logistics là 28,3%. Nhờ công nghệ phát triển mà liên lạc, truyền thông tin giữa các đơn vị trong 1 chuỗi hoạt động của logistics trở nên thông suốt hơn.

Ví dụ, từ sau khi áp dụng EDI (Electronic Data Interchange) – hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử- mà hệ thống thông tin về các lô hàng được truyền xuyên suốt từ khách hàng (shipper) qua các bên giao nhận (forwarder) qua hang tàu (shipping line) qua hải quan, và kết thúc ở cảng.

Trước đây khi truyền đi như vậy, dữ liệu sẽ dễ dàng bị lỗi và bị thay đổi định dạng khi bị xử lý qua máy tính và phần mềm ở các khâu trung gian, thì giờ đây nhờ tác động của cuộc cách mạng 4.0 thời gian truyền và nhận, xử lý khối dữ liệu này nhanh hơn rất nhiều và không bị sai sót.

Một trường hợp khác mà việc áp dụng công nghệ thông tin – kết quả của cách mạng 4.0 – đã làm thay đổi đáng kể quy trình hoạt động giao nhận, vận tải trong logistics, đó là áp dụng ED/O (Electronic Delivery Order). Nhờ áp dụng lệnh điện tử mà 1 loạt các chứng từ khác như giấy giới thiệu, giấy ủy quyền, thông báo hàng đến,… đã được loại bỏ, và quan trọng nhất, 1 khâu trong quá trình giao nhận vận tải có thể sẽ được giảm bớt dần dần, khâu “lấy lệnh”.

Thông thường khi còn “lệnh giấy” thì nhân viên của công ty giao nhận sẽ qua văn phòng hãng tàu xuất trình 1 loạt các chứng và thanh toán để nhận được D/O giấy sau đó di chuyển xuống kho hoặc cảng xuất trình để có quyền nhận container hàng hóa hoặc các kiện hàng tại kho.

Nhưng khi áp dụng lệnh điện tử thì nghiệp vụ này không còn, đồng nghĩa với việc nhân lực “chạy lệnh” sẽ ngày một giảm bớt. Đặc biệt trong đợt dịch Covid 19 vừa qua, việc áp dụng công nghệ hữu ích này đã chứng minh vai trò quan trọng khi nhân viên hiện trường (Ops) của các công ty giao nhận không còn phải tập trung ở văn phòng các hãng tàu gây nguy cơ lây lan dịch bệnh.

Qua hai trường hợp trên ta thấy ảnh hưởng quá lớn của cuộc cách mạng 4.0. Nó sẽ đòi hỏi cơ cấu nhân sự của 1 công ty logistics chuyển đổi từ hướng dùng nhiều lao động, sử dụng các kinh nghiệm làm việc của cá nhân sang hướng áp dụng nhiều công nghệ thông tin mà cụ thể là các phần mềm dùng để liên kết, trao đổi luồng thông tin liên quan đến lô hàng được xử lý. Các nhân viên hiện trường sẽ ngày càng được giảm bớt đi, chi phí cho nhân lực làm việc “chân tay” sẽ giảm, chi phí cho các nhân viên làm việc có khả năng về công nghệ thông tin sẽ tăng.

Khó khăn về nguồn nhân lực

Tuy hiểu được xu hướng nêu trên nhưng nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp logistics Việt Nam đáp ứng được các chuyển đổi số này không nhiều, cụ thể như: Đội ngũ nhân công lao động trực tiếp còn chiếm đa số có trình độ học vấn thấp, công việc chủ yếu là bốc xếp, kiểm đếm ở các kho bãi, lái xe vận tải ít được tiếp xúc với các máy móc hiện đại cũng như phối hợp với các phần mềm có áp dụng AI (trí tuệ nhân tạo).

Đội ngũ văn phòng tiếp cận với công nghệ và buộc phải áp dụng công nghệ xử lý công việc chủ yếu là 2 vị trí công việc Doc (nhân viên chứng từ) và Cus (nhân viên hỗ trợ khách hàng), nắm giữ các vị trí này, do đăc thù công việc nên chủ yếu là nữ; Cơ sở vật chất gồm các kho CFS, bãi CY, cảng phía Bắc (chủ yếu tập trung ở Hải Phòng) chưa áp dụng đồng bộ các phần mềm quản lý khai thác nên khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu để làm việc.

Hiện nay hệ thống E-port (phần mềm khai thác cảng) của mỗi cảng trong hệ thống cảng Hải Phòng khác nhau, mỗi hãng tàu của hệ thống phần mềm riêng nên dẫn đến việc mặc dù đã áp dụng EDO (lệnh điện tử) những mỗi hãng tàu và cảng lại có cách làm khác nhau. Điều này gây khó khăn cho khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất và công ty giao nhận trong quá trình trao đổi thông tin.

Từ thách thức này, lực lượng lao động thực hiện các nghiệp vụ liên quan vẫn áp dụng song song 2 cách làm: thủ công bằng tay và phần mềm, khiến cho nguồn lực có trình độ công nghệ thông tin ít được sử dụng và buộc phải làm theo các “tập quán truyền thống” của công ty mình và đối tác.

Về mặt quản lý, đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản trị của nhiều doanh nghiệp cũng không có khả năng cập nhật kiến thức, thông tin về ứng dụng công nghệ cho nên khó quyết định lựa chọn giải pháp. Bên cạnh đó, còn thiếu cả đội ngũ những người tư vấn và quản lý các dự án logistics ứng dụng công nghệ.

Mặc khác, do các dịch vụ logistics được cung cấp ở mức độ đơn giản và tính tích hợp chưa cao nên hầu hết các doanh nghiệp logistics Việt Nam có nhân lực dưới 50 người (60.2%). Trong đó, có đến 86% công ty có số nhân viên chuyên trách CNTT dưới 5 người (44.3% công ty có dưới 2 người). Chính vì vậy, phần lớn (40,2%) sử dụng kết hợp nhân viên CNTT trong nội bộ và thuê ngoài cho hoạt động logistics của mình, cho thấy mức độ chuyên sâu về CNTT của các LSPs còn khá thấp cũng như vấn đề nhân lực CNTT chưa thực sự được chú trọng đầu tư và phát triển.

Đào tạo nguồn nhân lực

Theo báo cáo của World Economic Forum, các kỹ năng dùng cho công việc trong thời đại cách mạng 4.0 nói chung cũng như trong giai đoạn logistics 4.0 như hiện nay được sắp xếp theo thứ tự trong đó các kỹ năng về công nghệ chiếm 12%, làm việc chân tay chỉ có 4%. Như vậy yêu cầu đặt ra đối với công tác đào tạo nguồn nhân lực logistics rất rõ ràng.

Ngoài việc đào tạo các kiến thức chuyên môn về ngành nghề, rèn luyện các tố chất cần thiết thì việc đào tạo công nghệ, đặc biệt là công nghệ áp dụng trong các hoạt động logistics cần đặt lên ngang tầm với 2 yếu tố nêu trên với các giải pháp cụ thể.

Thứ nhất, về mặt kiến thức công nghệ thông tin nền tảng, các trung tâm đào tạo logistics, đặc biệt là các trường đại học nên đặt ra các chứng chỉ cụ thể như MOS (chứng chỉ về khả năng sử dụng công cụ Word, Excel trong văn phòng). Trong đó chú trọng vào kỹ năng lập bảng biểu, dùng các hàm, thuật toán giải quyết các bài toán cụ thể trong các nghiệp vụ quản lý và phân tích dữ liệu của vận tải, giao nhận, lưu kho các mặt hàng, các tuyến đường.

Bên cạnh đó cần đưa vừa giảng dạy thêm các phần mềm sử dụng thực tế trong môi trường làm việc của logistics, các môn học có gắn với việc áp dụng công nghệ thông tin như thương mại điện tử (trong đó tập trung vào các chứng từ điện tử trong vận tải, thanh toán điện tử, chữ ký số…).

Thứ hai, về mặt kiến thức công nghệ thực tiễn, nhà trường nên đặt song song việc giảng dạy kiến thức lý thuyết với kiến thức thực tiễn để sinh viên có đươc tiếp xúc nhiều hơn nữa với môi trường làm việc của các công ty logistics. Việc tiếp xúc này không chỉ bó hẹp trong các đợt thực tập mà cần mở rộng ra dưới dạng các đợt tham quan thường xuyên các doanh nghiệp logistics lớn như kho CFS, cảng, nơi có áp dụng hệ thống công nghệ thông lớn để quản lý và vận hành. Qua đó giúp sinh viên tiếp xúc trực tiếp với hệ thống công nghệ mới đang được áp dụng trong vận tải biển, vận tải hàng không, đường sắt....

Thứ ba, ngoài ra các khoa, viện, trung tâm đào tạo nhân lực logistics nên xây dựng các phòng mô phỏng trong đó mua và áp dụng các phần mềm quản lý hoạt động logistics của các doanh nghiệp lớn nói trên. Các phần mềm này cần được cập nhật thường xuyên để giúp sinh viên tiếp cận ngay lực tức với các công nghệ mới nhất và cách làm việc dựa trên áp dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong lĩnh vực logistics.

Trong các ví dụ điển hình có khoa Kinh tế trường đại học Hàng Hải đã đầu tư xây dựng phòng mô phỏng hoạt động của cảng với phần mềm ePort mà cảng hiện đang sử dụng. Sinh viên được thường xuyên lên phòng mô phỏng này học tập và nghiên cứu quy trình hoạt động của cảng Hải Phòng với những công nghệ mới nhất.

Nguồn: Diễn đàn doanh nghiệp